活動之所以要策劃，就是為了要讓活動變得有意義，能夠幫企業達到某些商業目的。
舉辦一場活動，最怕的就是「有氣氛但沒效果」。
活動策劃的本質，是透過精準的規劃與執行，讓活動達成企業想要的商業目的──無論是提升品牌曝光、促進銷售、還是強化客戶關係。
活動從開展到結束，這個過程中人員的配置、活動地點、活動宣傳等方面都是需要一定成本開銷，若企業不進行一番好的規劃，就開始活動，那麼很有可能增加活動成本的曾加或活動效果不明顯等不利的狀況發生。
因此，企業要牢記活動策劃的要點，並根據要點來進行活動的策劃工作，下面就來了解活動策劃的要點。
一、策劃活動總體方案：
企業在進行活動策劃之前，需要將活動總體方案簡單策畫出來，形成一個大致活動雛形，為後續工作提供有效方向。
一般來說，在活動總體方案中至少要列出七個事項：
活動總體方案七大事項
- 明確活動主題：聚焦核心訴求，讓活動有統一方向。
- 設定活動目的：目的可有多個，但需有一個核心主軸，例如品牌曝光、會員經營或新品上市。
- 確定活動時間：依據目標客群的特性與習慣安排。
- 選定活動地點：考量交通便利性、場地設備與人流動線。
- 鎖定活動對象：清楚活動是針對企業客戶、潛在客戶，還是一般大眾。
- 擬定活動流程安排：列出每階段任務與負責人，避免遺漏細節。
- 預估活動經費：列明支出項目與可動用預算，建立管控機制。
二、掌握活動整體預算：
對於活動企劃者來說，需要將活動的經費整理清楚，只有這樣才能管控好活動經費的支出狀況，也能讓企業管理者快速了解活動經費的去向，從而放心將活動經費交給活動企劃者運用。
活動企劃者需要根據活動類型、項目以及企業具體情況來製作真實、合理、詳細的活動整體預算表。在製作活動整體預算表時，需要秉持四個原則進行，如下圖：
建議原則：
- 真實性：所有費用要依市場行情預估。
- 合理性：支出要與預期效益成比例。
- 完整性：不漏報任何細項，包括備用金。
- 彈性原則：保留約10–15%預算應付臨時支出。
三、制定活動工作安排表：
制定活動工作安排表也是活動策劃者所需要關注的問題，更是活動策畫不可缺少的一環。活動策劃者需要將工作落實到三個部分，如下圖：
活動安排三大層面
- 前期準備：企劃構思、場地洽談、文宣設計、宣傳啟動。
- 中期執行：現場布置、流程確認、主持與執行人員分工。
- 後期收尾：資料歸檔、成效追蹤、成員檢討與報告撰寫。
四、確定活動具體流程：
在活動策畫中活動具體流程表也是一個重要要點，活動策畫人需要將活動當天的流程安排到位，將它一一列舉出來，讓領導、操作人員知道活動的整體流程，這樣的話，活動才會更加嚴謹，更加容易舉辦成功。
額外提醒，活動具體流程表須要根據活動內容進行合理制定，不要套模板，應做出一個與眾不同的流程，且各流程間的時間要精確，將整個活動鍊接起來。
小提醒：
- 不要套用制式模板，每場活動都有其獨特性。
- 時間安排要精準，避免流程拖延或重疊。
- 若有表演或抽獎等橋段，要提前預演確認。
五、獲得活動舉辦評價：
活動結束之後，最好是志做一個評估調查問卷，向員工、參與活動的媒體投放，了解他們對活動的滿意度，以便為以後的活動策略提供思路。
活動企劃者在做評估調查問卷時，需要明確以下兩點：
- 評估的目的
- 評估的內容
活動企劃需要根據評估目的來展開評估內容的制定，常見的就是對整個活動進行評估，找出活動整理開展過程的優缺點，累積經驗，這樣以後的活動會更加完善。
一般活動企劃可以針對四個方向進行評估，如下圖：
評估重點方向包括：
- 活動吸引力（是否符合受眾需求）
- 執行效率（時間、流程是否流暢）
- 互動效果（參與度、現場氣氛）
- 成本效益（投入與產出比）
六、備用活動緊急方案：
活動策畫出來的總方案至少會在活動開展前的一個月開始策劃，由於無法預測活動當天會發生的事情，所以活動策劃者需要做出一份備用活動緊急方案，來應對變化帶來的難題。
一般來說，備用活動緊急方案與活動總方案大致相同，只是為了一些不可控制的因素而制定的方案。
例如總方案的活動場地是室外，可能活動當天會下雨，則可再備份方案中將活動場地改成室內或者是在室外加一個雨棚，有可能在活動當天遇到情緒比較激動的觀眾，需要有應對的話術，又或者聘用保全維護現場安全等。
活動策劃是一場系統化工程
策劃活動不是憑感覺，更像是一場「專案管理」，從策略到執行、從預算到評估，每個步驟都影響最終成果。
總之，企業在進行活動策劃的過程中，千萬不要毫無頭緒，任憑感覺來策畫活動，這樣策畫出來的活動，有效性是非常低的!希望透過上述的方法，可以讓行銷企畫人員在策畫活動的過程中少走一些灣路。
撰文/陳建夆
